( KEL 5 ) RESUME SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“ SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF”

Untuk memenuhi tugas disalah satu mata kuliah sistem informasi manajemen

Adi wibowo Noor fikri, S.kom, MM

NAMA  KELOMPOK :

1.            ASHIFA NUR HABIBAH              (201510325-224)

2.            FEBRI TRI WARDANA                (201510325-245)

3.            GUTARA CAHYA  ARDIAKSA  (201510325-216)

4.            SEMA FEBRY AYULIA                (201510325-234)

5.            SITI SAODAH                                (201510325-227)

6.            SUSI SUSILOWATI                       (201510325-252)

7.            YULIANTIKA                                (201510325-203)

KELAS  :4.A3

Fakultas Ekonomi

Jurusan Manajemen

Universitas Bhayangkara Jakarta raya

2017

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

            Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

            Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan kuat dan dril bawah kemampuan. Pada umumnya, EIS adalah perusahaan lebar DSS untuk menolong eksekutif tertinggi teliti, bandingkan, dan soroti kecenderungan pada penting variable sehingga bahwa mereka dapat memonitor kinerja dan mengidentifikasi kesempatan dan masalah. EIS dan penggudangan data teknologi sedang memusat pada pasar. Pada tahun terbaru, masa EIS yang telah kehilangan ketenaran di sokong dari intelegen bisnis (dengan area sub dari laporan, analitik, dan papan peralatan digital).

Karakteristik Sistem Informasi

a.       Drill Down : kemampuan untuk menyediakan informasi yang lebih terperinci dari yang ditayangkan pada layar monitor.

b.      Critical Success Factor :  factor yang mempengaruhi pencapaian organisasi. Antara lain narasi persoalan – persoalan narasi, bagan Utama, Laporan Keuangan, Faktor – factor kunci dan Laporan Pertanggung jawaban rinci.

c.       Status Access : Laporan terakhir atas status variabel kunci dapat diakses setiap waktu.

d.      Personalized Analysis : kemampuan untuk digunakan sebagai alat analisis pribadi oleh eksekutif.

e.       Exception Reporting : laporan yang dibuat diluar batas kendali  yang ditetapkan, dengan tujuan menghemat waktu para eksekutif untuk membaca laporan.

Keuntungan Sistem Informasi Eksekutif

1.      Kualitas Informasi

a.       Fleksibel

b.      Menghasilkan informasi yang akurat

c.       Menghasilkan informasi yang uptodate

d.      Menghasilkan informasi yang relevan

e.       Menghasilkan informasi yang lengkap

f.        Menghasilkan informasi yang valid

2.      User Interface:

a.       User Interface yang user friendly

b.      Menyediakan sekuriti dan abtasan akses pada informasi

c.       Membutuhkan waktu yang cepat dalam mengakses informasi

d.      Dapat diakses dari berbagai tempat

e.       Meminimalkan penggunaan  keyboard,mengoptimalkan penggunaan mouse

f.        Terdapat menu help

Tugas dan Proses Pemikiran Eksekutif

            Manajer perencanaan strategis mempunyai tanggung jawab untuk menetapkan tujuan atau arah perusahaan untuk jangka panjang, memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan dan ingin memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang ia lakukan. Juga bertanggung jawab terhadap kesejahteraan perusahaan (Company Oriented).

a.       Menurut Henri Fayol
Semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama : Merencanakan, mengorganisasikan, menyusun Staf, mengarahkan, dan mengendalikan.

b.      Menurut Mintzberg
Semua manajer menjalankan semua peranan, namun orientasinya berbeda menurut tingkatannya. Misalnya manajer berperan sebagai desisional yaitu sebagai entrepreneurial, dan mengatasi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumberdaya dan negosiasi kepada para manajer di bawahnya.

c.       Agenda dan Jaringan menurut Kotter.
John P.Kotter, dari Harvard beranggapan bahwa ekesekkutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategis tiga langkah :

1.      Agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Agenda jangka panjang, mengestimasi mengenai jenis produk yang seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau dua puluh tahun mendatang
Agenda jangka pendek, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.

2.      Membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan menjalankan agenda tersebut yang anggota jaringannya di dalam ataupun di luar perusahaan.

3.      Menetapkan lingkungan dengan norma dan nilai yang benar sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang telah dituliskan dalam agenda tersebut, seperti kontak face to face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin namun harus menekankan pada jawabannya.

Kebutuhan Informasi Khusus bagi Eksekutif

            Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif:

a.       Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

b.      Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :

1.      Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.

2.      Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

3.      Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

c.       Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan:

1.      Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

2.      Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.

3.      Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.

4.      Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

EIS Berdasarkan Komputer

            Sistem Informasi Eksekutif atau EIS suatu system meliputi computer yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

Model EIS

Konfigurasi EIS berbasis computer meliputi satu Komputer personal (PC) secara interaktif yang berfungsi sebagai executive workstation, dan penyimpanan sekunder kebanyakan dalam bentuk hard disk yang menyimpan database eksekutif. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe pada jaringan. Data base eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

Dialog antara Eksekutif dan EIS
            Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam system melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse atau dengan menyentuh layar (touch screen) atau dengan tombol remote control, dan penggunaan keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabulasi, grafik atau narasi (yang menjelaskan grafik atau tabulasi).
 

Drill Down

EIS menyediakan tehnik yang menampilkan item yang dikehendaki dalam susunan hirarki dari atas ke bawah yang dimulai dengan ringkasan kemudian ke item yang dipilih secara lebih lengkap (mendapatkan penyebab pokok dari masalah yang ada).

Penyatuan Tiga Konsep Manajemen 

Eksekutif membangun EIS atas tiga konsep dasar manajemen yaitu :

1.      Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:

·         Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.

·         Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

2.      Manajemen Pengecualian (Management By Exception)
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan Management By Exception dengan cara membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Software EIS dapat mengidentifikasi pengecualian-pengecualian secara otomatis dan dapat langsung menjadi perhatian eksekutif, contoh : layar multimedia yang menampilkan informasi dengan bar penyorot secara otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar sebagai pengecualian.

3.      Peringkasan Informasi (Information Compression)
EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan.
Peran utama EIS adalah membuat sintesis atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.

Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS

            Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1.      Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2.      Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3.      Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.

4.      Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5.      Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6.      Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7.      Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8.      Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

Trend EIS di Masa Depan

1.      Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum.

2.      Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah.

3.      SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini.

4.      Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.

Kesimpulan

            Eksekutif merupakan manajer tingkat atas yang berpengaruh kuat pada kegiatan dan arah organisasi. Eksekutif lebih peduli dengan cara membuat jaringanya bekerja mencapai agenda itu daripada dengan keputusan spesifik. Eksekutif menggunakan instuisi maupun analis rasional dalam memecahkan masalah, menerapkan instuisi pada tiap langkah dengan urutan yang sama.

Saran

            Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif, eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan :

1.      Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.

2.      Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.

3.      Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.

4.      Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.

5.      Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.