( KEL 2 ) RESUME SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

RESUME SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

(TUGAS 2)

Untuk memenuhi salah satu tugas Sistem Informasi Manajemen

Dosen : Adi Wibowo Noor Fikri, S.Kom, MM

Disusun Oleh :

NAMA KELOMPOK 2 :

1. Agustina Hotmaria Pangaribuan            (201510325250)

2. Anggi Noviana                                           (201510325220)

3. Asri Putri D. Siahaan                               (201510325197)

4. Fitriyah                                                      (201510325196)

5. Joshua Filman                                           (201510325213)

6. Liya Susilowati                                          (201510325192)

7. Selvi Dwi Cahyani                                     (201510325217)

KELAS      : 4.A3

Fakultas Ekonomi

Jurusan Manajemen

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

2017

A.    Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai bentuk dari sistem pendukung keputusan (SPK). Sistem Informasi Eksekutif juga di definisikan sebagai sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

Berikut Kemampuan Sistem Informasi Eksekutif tersebut :

1.      Memberikan dukungan komunikasi elektronik

Dimana terdapat jaringan komputer yang menghubungkan komuter server dengan komputer yang digunakan oleh para eksekutif.

2.      Mempunyai kemampuan menganalisa data

Data yang ditampilkan kepada para eksekutif berupa laporan dan grafik yang dijadikan sebagai alat untuk membantu pengambilan keputusan kedepannya.

3.      Mempunyai alat pengorganisasian 

Data yang ditampilkan tidak semua data yang ada, tetapi data yang telah diorganisasi sesuai dengan kebutuhan para eksekutif. 

B.     Gambaran Umum Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan software dashboard bagi para eksekutif dan pengambil keputusan di perguruan tinggi dalam menjalankan roda organisasi. Modul ini menyediakan beragam informasi eksekutif yang dapat dimanfaatkan oleh eksekutif dalam memonitor perkembangan dan kualitas pengajaran, perkembangan prestasi mahasiswa, kondisi keuangan organisasi hingga status perkembangan berbagai kegiatan penelitian yang di lakukan perguruan tinggi. 
Tujuan dari SIE adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan petugas eksekutif pemimpin. 

C.    Karakteristik dan Sifat Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

1.    Sesuaikan dengan pemakai eksekutif perorangan. Mengekstrasi, menyaring, meringkas, dan menangkap data yang penting,

2.   Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian, dan drill down (memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada di bawah yang teringkas).

3.      Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal bersifat luas.

4.    Bersifat user friendly dan menggunakannya hanya dibutuhkan keterampilan yang sedikit tanpa pelatihan.

5.      Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara).

6.      Menampilkan informasi grafik, tabuler, tekstual.

D.    Model Sistem Informasi Eksekutif (EIS)

Lingkungan

Ket :

Konfigurasi SIE berbasis komputer pada dasarnya meliputi satu komputer personal. Dalam perusahaan PC dihubungkan dengan mainframe. Komputer personel berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder (hardisk) yang menyimpan database eksekutif . database eksekutif data dan informasi yang telah diproses sebelumnya telah diproses oleh komputer sentral. Eksekutif hanya tinggal melakukan menu pilihan untuk melakukan proses. Sistem juga memungkinkan pemakai menggunakan kontak pos elektronik untuk mengakses data dan informasi dari lingkungan.

E. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS ( Executive Information System )

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep dalam SIE yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception dan model mental.

a.      Critical Success Factor (CSF)

Dengan EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuan dan factor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaanberbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan

Contoh :

1.      Industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya manufaktur yang kuat.

2.      Industri asuransi jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

b.      Management By Exception (MBE)

Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya. Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan. Pie Chart menyajikan komposisi kinerja actual , table menyajikan perbandingan aktual terhadap anggaran. Software EIS dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar diperhatikan eksekutif.

c.       Mental Models

Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari inidisebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian danperkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

F.     Keuntungan dan Kerugian penggunaan komponen EIS

1.      Berikut Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:

·         Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.

·         Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.

·         Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.

·         Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.

·         Melakukan penyaringan data untuk manajemen.

·         Meningkatkan pemeriksaan keterangan.

·         Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.

2.      Sedangkan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:

·         Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks. 

·         Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.

·         Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.

·         Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior. 

·         Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya. 

G.    Komponen dari EIS

1.      Perangkat keras ( hardware )

Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam lingkunagn EIS, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan sebelum perangkat keras dapat dipilih.

2.      Perangkat lunak ( software )

Memilih perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk EIS yang efektif. Oleh karena itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam satu sistem itu penting.

3.      Pengguna interface

EIS harus efisien untuk mengambil data yang relevan bagi para pengambil keputusan, sehingga user interface sangat penting. Beberapa jenis antarmuka dapat tersedia untuk struktur EIS, laporan terjadwal pertanyaan/jawaban, menu didorong, perintah bahasa, bahasa alam, dan input/output.

4.      Telekomunikasi

Desentralisasi menjadi tren saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan memainkan peran penting dalam sistem informasi jaringan. Transmisi data dari satu tempat ke yang lain telah menjadi penting untuk membangun jaringan yang handal. Selain itu, telekomunikasi dalam EIS dapat mempercepat kebutuhan atas akses ke data terdistribusi.

5.      Aplikasi

EIS membantu eksekutif menemukan data yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan pengguna dan mempromosikan informasi berbasis wawasan dan pemahaman. Tidak seperti presentasi sistem informasi manajemen tradisional, EIS dapat membedakan antara data penting dan data yang jarang digunakan, dan melacak berbagai kunci penting kegiatan untuk para eksekutif, baik yang sangat membantu dalam mengevaluasi jika perusahaan adalah pertemuan tujuan perusahaan. Setelah menyadari keuntungannya, orang telah menerapkan EIS di banyak wilayah, terutama, manufaktur, pemasaran dan daerah keuangan.

6.      Manufaktur

Manufaktur adalah transformasi bahan baku menjadi barang jadi untuk dijual, atau proses menengah melibatkan produksi atau menyelesaikan semi manufaktur. Ini adalah industri dengan cabang yang luas dan produksi sekunder. Kontrol operasional manufaktur berfokus pada operasi sehari-hari, dan ide utama dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi.

7.      Pemasaran

Dalam sebuah organisasi, eksekutif pemasaran bertugas mengelola sumber-sumber pemasaran yang tersedia untuk menciptakan masa depan yang lebih efektif. Untuk ini, mereka perlu membuat penilaian tentang risiko dan ketidakpastian proyek dan dampaknya pada perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran dalam membuat keputusan pemasaran yang efektif, EIS dapat diterapkan. EIS menyediakan prediksi penjualan, yang dapat memungkinkan para pemimpin pasar untuk membandingkan penjualan dengan penjualan masa lalu. EIS juga menawarkan pendekatan harga produk, yang ditemukan dalam analisis usaha. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi harga yang terkait dengan persaingan dengan hubungan kualitas produk dengan harga yang dikenakan. Singkatnya, paket perangkat lunak EIS memungkinkan eksekutif pemasaran untuk memanipulasi data dengan mencari tren, melakukan audit terhadap data penjualan dan menghitung total, rata-rata, perubahan, varians, atau rasio.

8.      Keuangan

Analisis keuangan adalah salah satu langkah yang paling penting untuk perusahaan sekarang. Eksekutif perlu menggunakan rasio keuangan dan analisis arus kas untuk memperkirakan tren dan membuat keputusan investasi modal. EIS mengintegrasikan perencanaan atau anggaran dengan kontrol pelaporan kinerja, dan hal ini dapat sangat membantu untuk membiayai eksekutif. EIS fokus pada kinerja akuntabilitas keuangan, dan mengakui pentingnya biaya standar dan penganggaran fleksibel dalam mengembangkan kualitas informasi disediakan untuk semua tingkat eksekutif.

H.    Contoh Penggunaan Sistem Informasi Eksekutif dalam perusahaan

Untuk Contoh penggunaan Sistem Informasi Eksekutif pada perusahaan, disini kami mengambil contoh Museum House of Sampoerna milik PT.  Sampoerna Tbk. yang  terletak di Jl. Taman Sampoerna 6, Pabean Cantikan, Surabaya. Didalam museum tersebut ada banyak sekali tempat-tempat seperti warung tempo dulu yang konon dahulu menjadi tempat penjualan roko Sampoerna, ada juga mesin pengolah tembakau, dan yang sangat memukau adalah monitor Touch Screen(layar sentuh), ini diperuntukkan bagi pengunjung yang tahu secara detail tentang sejarah Sampoerna, dengan menyentuh layar kita sudah bisa menikmati cerita tentang sejarah berdirinya Sampoerna. Monitor touch screen ini adalah salah satu contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif dengan Zero Tutorial(tanpa tutorial), jadi seseorang tidak perlu belajar mengoperasikan monitor tersebut.

Alasan perusahaan memakai sistem ini dikarenakan mereka percaya, dengan sistem ini perusahaannya akan semakin maju dengan pesat karena ada suatu sistem yang mampu memberikan informasi yang tepat, cepat, akurat, dan juga para petinggi gampang untuk menganalisa dan mengambil keputusan untuk kemajuan perusahaannya.

I.       Kesimpulan

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem informasi dewasa ini. Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan  sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

J.      Saran

Saran dari kelompok dua yaitu Dalam sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengamanan data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang bersifat rahasia tersebut agar setiap orang yang mengakses tidak sekedar akses informasi yang sembarangan, kemudian diperlukan adanya penggolongan informasi yang dipisahkan baik informasi umum maupun khusus agar tidak di sembarangan di akses.